Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu là bước bắt buộc để hàng hoá được đưa ra khỏi cảng và lưu thông trong nước. Bài viết tóm tắt quy trình thực tế mà doanh nghiệp cần nắm, áp dụng cho lô hàng nhập khẩu bằng đường biển thông thường theo Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP) và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC).
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng về
Ngay khi người bán giao hàng lên tàu, doanh nghiệp nên tập hợp: hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu muốn hưởng thuế ưu đãi đặc biệt) và các giấy phép, chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý). Đây cũng là lúc xác định mã HS, thuế suất và dự tính số thuế phải nộp.
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Khi tàu sắp cập cảng, hãng tàu hoặc forwarder gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Doanh nghiệp thanh toán các phí tại cảng đến để nhận lệnh giao hàng (D/O) — chứng từ cần thiết để lấy hàng sau khi thông quan.
Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan
Tờ khai nhập khẩu được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS bằng phần mềm khai hải quan và chữ ký số của doanh nghiệp. Thông tin trên tờ khai phải khớp với bộ chứng từ: tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ, điều kiện giao hàng.
Bước 4: Xử lý kết quả phân luồng
- Luồng xanh: nộp thuế là được thông quan.
- Luồng vàng: nộp/xuất trình hồ sơ để hải quan kiểm tra chi tiết.
- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá tại cảng hoặc địa điểm kiểm tra.
Bước 5: Nộp thuế và thông quan
Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT (và các loại thuế khác nếu có) qua ngân hàng điện tử. Khi hệ thống ghi nhận số thuế đã nộp và hồ sơ đạt yêu cầu, tờ khai được thông quan.
Bước 6: Lấy hàng ra khỏi cảng và vận chuyển về kho
Sau thông quan, làm thủ tục với cảng để thanh lý tờ khai qua khu vực giám sát, đổi lệnh, nhận container và vận chuyển về kho. Lưu ý thời hạn miễn phí lưu container, lưu bãi để tránh phát sinh chi phí.
Những lỗi thường gặp khiến hàng chậm thông quan
- Áp sai mã HS dẫn tới sai thuế suất, sai chính sách quản lý.
- Thông tin giữa Invoice, Packing List và vận đơn không thống nhất.
- C/O sai mẫu, sai tiêu chí xuất xứ nên không được hưởng ưu đãi.
- Không đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước nên hàng phải chờ kết quả tại cảng.
Nếu không có nhân sự chuyên trách hoặc muốn thông quan nhanh, bạn có thể sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói của TOP SHIPPING — chuyên viên của chúng tôi kiểm tra chứng từ trước khi hàng về và xử lý toàn bộ các bước trên.
