Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ chứng minh giao dịch mua bán, tình trạng hàng hoá và quá trình vận chuyển. Chứng từ đầy đủ, thống nhất giúp lô hàng thông quan nhanh, thanh toán suôn sẻ và hạn chế rủi ro khi kiểm tra sau thông quan.
1. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán về hàng hoá, số lượng, giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán. Đây là căn cứ để lập các chứng từ còn lại.
2. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Thể hiện trị giá lô hàng mà người mua phải thanh toán — căn cứ quan trọng để xác định trị giá tính thuế. Cần ghi rõ tên hàng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Mô tả cách đóng gói: số kiện, loại bao bì, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước, số khối. Hải quan dùng Packing List để đối chiếu khi kiểm tra thực tế hàng hoá.
4. Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
Chứng từ do người vận chuyển phát hành, xác nhận đã nhận hàng để chở. Vận đơn đường biển có thể là bản gốc (Original B/L), vận đơn điện giao hàng (Surrendered/Telex release) hoặc Seaway bill.
5. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Chứng minh hàng hoá có xuất xứ từ một quốc gia cụ thể, là điều kiện để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (ví dụ mẫu E, D, AK, VJ, EUR.1… hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ theo từng hiệp định).
6. Giấy phép và chứng từ kiểm tra chuyên ngành
Tuỳ mặt hàng: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận hợp quy, kết quả kiểm tra an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận kiểm dịch… do các bộ, ngành quản lý.
7. Tờ khai hải quan
Được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS dựa trên toàn bộ thông tin của các chứng từ trên.
Checklist nhanh trước khi gửi chứng từ
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng thống nhất giữa Invoice, Packing List, vận đơn.
- Tên, địa chỉ người mua – người bán chính xác, đúng như đăng ký.
- Điều kiện Incoterms trên Invoice khớp với hợp đồng.
- C/O đúng mẫu, đúng thời hạn, thông tin khớp với Invoice.
TOP SHIPPING kiểm tra bộ chứng từ miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói và vận tải biển.
